Первый шаг: Планируй! Выделяй главное! Действуй!
Весь тайм менеджмент можно свести к трем волшебным словам: Планируй, Выделяй главное, Действуй. Все книги о тайм менеджменте рассказывают именно об этом, только под разными углами, с разных ракурсов, под разным соусом.
Главное правило управления временем это – успеть сделать не все, а успеть сделать главное. Все задачи еще не сделал ни один человек, т.к. задач всегда больше чем имеющегося времени. Важно сделать именно главное, то что дает 80% результата. Как сказано выше весь тайм менеджмент сводится к трем словам: Планируй, Выделяй Главное, Действуй.
Планируй – означает составление списков задач, что необходимо сделать вообще.
Выделяй главное – означает выбор главных задач из всего списка задач
Действуй – означает – непосредственное выполнение в первую очередь главных задач.
Сделать прямо сейчас:
1. Составьте список всех ваших дел которыми вы хотите заняться в ближайшее время
2. Выделите из списка самые важные - те что принесут вам 80% результата.
3. Начните делать самое главное дело!
Подготовить Инструменты для управления временем
Второе правило Управления временем гласит - держи голову пустой. Это значит что голова всегда должна быть свободна для новых мыслей, идей. Человек не должен постоянно держать в голове списки задач = что сделать, телефонные номера, адреса и т.д. - вся эта информация должна храниться на внешнем носителе. Поэтому для эффективного управления временем требуется инструменты. Инструменты необходимо использовать следующие:
• Программу органайзер LeaderTask
• КПК или телефон
• Блокнот для записей
КПК или обычный мобильный телефон скорее всего у вас уже есть - главное чтобы в нем была функция "Диктофон". На диктофон удобно надиктовывать задачи когда недоступен компьютер и блокнот.
Блокнот для записей будет полезен тем, что он самый неприхотливый и работает буквально везде.
Органайзер LeaderTask - это основной инструмент для управления временем, в него можно заносить всю информацию: списки задач, встречи, контакты, цели, проекты. LeaderTask будет надежно хранить всю необходимую информацию. Причем, программа может работать с флешки, т.е. будет вместе с вами где бы вы ни находились! Для начала работы с программы - вам необходимо ее скачать и установить на свой компьютер.
Сделать прямо сейчас:
1. Установите органайзер LeaderTask. Скачать: http://www.leadertask.com/download/leader.exe
2. Назначьте удобную кнопку на телефоне/КПК для функции "Диктофон"
3. Подготовьте удобный блокнот и карандаш для записей.
Использовать органайзер LeaderTask
Начнем с самого главного – как использовать три волшебные слова тайм менеджмента в органайзере LeaderTask:
• Создание списков задач (Планируй!)
• Установка сроков и приоритетов (Выделяй главное!)
• Обзор задач на Сегодня (Действуй!)
Создание списка задач
Для начала эффективного планирования времени необходимо создать список всех задач, которые должны быть сделаны в ближайшее время и обозримом будущем. Запустите программу LeaderTask и начните его использовать.
Создать задачу можно следующими способами:
• Нажать клавишу Ins
• Нажать правой кнопкой мыши и в меню выбрать «Добавить задачу»
• Выбрать в панели инструментов кнопку «Добавить задачу»
Любым удобным для вас способом запишите все задачи в LeaderTask.
Установка сроков и приоритетов
После того как список задач готов, необходимо определить что и когда выполнять. Если задача должна выполняться в определенный день, то ей необходимо присвоить тот срок в который эта задача будет актуальна.
Присвоить срок задаче можно несколькими способами:
• в свойствах задачи щелкнуть на кнопке «Срок»
• перенести задачу из дерева на нужную дату в календаре.
Для того чтобы выделить главные задачи, т.е. которые наиболее важны – им необходимо присвоить соответствующий приоритет. Для присвоения приоритета можно использовать несколько способов:
• Нажать «горячее сочетание» Ctrl+PgUp
• В свойствах задачи щелкнуть по кнопке «приоритет» - выбрать нужный приоритет у задачи
Для того чтобы отсортировать задачи по приоритету необходимо щелкнуть по шапке таблице - столбец "Наименование" - т.о. задачи будут отсортированы по важности - сверху самые важные снизу не важные.
Обзор задач на сегодня
После того как списки задач готовы, задачи распределены по срокам и имеют приоритет, можно переходить к выполнению этих задач. Для того чтобы понять что делать сегодня - необходимо щелкнуть на кнопке «Сегодня», которая расположена в навигаторе под календарем. При выборе «Сегодня» в дереве задач отобразятся задачи, которые запланированы на сегодня, те что не имеют срока и задачи которые имеют прошедшие сроки. Т.о. в «Сегодня» отображаются все актуальные именно в этот день задачи. При этом отпадает необходимость просматривать прошлые дни, чтобы ничего не забыть. Все необходимые задачи будут в Сегодня. Если какую либо задачу из «Сегодня» перенести на будущую дату – то эта задача отобразится именно в тот день, до наступления ее срока она не будет мешать текущим задачам.
Применять методологию GTD (Getting Thing Done)
Getting Things Done GTD — это стратегия управления деятельностью, а также система приемов и техник, цель которой — помочь современному человеку успевать больше, а уставать меньше. Аббревиатура GTD — от Getting Things Done, названия книги американского бизнес-тренера Дэвида Аллена.
Основные положения GTD с примерами как это можно делать в органайзере LeaderTask:
1) Организация информации. Вся поступающая информация должна находиться в одном месте. Так легче ее просматривать и искать нужное. Всю информацию необходимо делить на действия т.е. то что необходимо выполнить (в органайзере LeaderTask это называется "Задачи") и справочную информацию (в органайзере LeaderTask это называется "Заметки").
2) Группировка задач по контексту. Выполнять дела, у которых одинаковый контекст (в терминологии Тайм-менеджмента "кайрос") : место, человек, звонки, событие... (в органайзере LeaderTask это называется "Категория"). Дела с общим контекстом гораздо эффективнее делать вместе, даже если эти дела относятся к разным проектам.
Примеры:
Контекст "Звонки": все звонки в течении рабочего дня лучше сделать за один раз, т.е. выделить время - и обзвонить всех необходимых людей.
Контекст "Банк": дела связанные с Банком - также лучше отмечать в категории "Банк" - т.о. можно сделать сразу все дела за одно посещение банка.
Контекст Иванов И.И.: Задачи связанные с определенным человеком (в органайзере LeaderTask это называется "Контакт"): спросить, договориться, обсудить - необходимо связывать с этим контактом. При встрече, или звонке с этим контактом - можно сразу увидеть все задачи которые необходимо с ним решить.
Вы можете извлекать из LeaderTask - задачи нужного контекста всего за один клик- выбрав нужную категорию/контакт.
Другими словами - группировка задач по контексту = это выполнение действий которые актуальны здесь и сейчас.
3) Критерии выбора задач для выполнения
• По контексту (что нужно сделать в этом месте? с этим человеком? при этом событии?)
• По времени (что нужно сделать в это время? и есть ли у меня время на это?)
• По силам (энергия есть ли у меня энергия для реализации этой задачи?)
• По приоритетам (что сделать самое важное?)
Все критерии, за исключением №3 (т.к. компьютер не может определить ваше самочувствие) присутствуют в LeaderTask:
Контексты и время - реализуются с помощью "Категорий", "Контактов", "Временных периодов (дат)", "Проектов".
Приоритеты - так и реализованы в LeaderTask - приоритетами, причем пользователь может сам определить свой набор приоритетов и группировать задачи исходя из этого набора.
4) Естественная модель планирования
Модель планирования проекта предложенная Дэвидом Алленом:
• Определить конечную цель (”зачем”) и принципы работы.
• Представить себе желаемый результат работы
• Сгенерировать идеи о том, как добиться этого результата
• Организовать работу
• Определить ближайшие действия
В LeaderTask проекты представлены в виде отдельного раздела. Свойства "Проекта" служат для записи: Цели, исполнителя, временных рамок проекта, установки флага при завершении проекта, все действия (задачи) по проекту находятся в его контексте, т.е. отображаются когда он активен.
