Удобная система кодирования позволяет накапливать требуемые сведения по расходам относительно целевых затрат (например, по производству отдельных товаров или услуг, по конкретным подразделениям, по центрам ответственности, по каналам дистрибьюции и т.п.), а также классифицировать затраты по отдельным категориям. Типичная классификация затрат, применяемая в базах данных, строится на категориях расходов (основные производственные материалы, труд основных работников и накладные расходы) и динамике издержек (постоянные или переменные составляющие). На практике основные производственные материалы учитываются по каждой категории материалов, труд основных работников — по различным видам работ, накладные расходы — по разным категориям косвенных расходов (например, аренда, амортизационные отчисления, инспекционные работы по проверке качества продукции и т.п.).
При оценивании себестоимости товарно-материальных запасов из базы данных затрат можно взять расходы на незавершенное производство (продукты, находящиеся в работе) и нереализованную готовую продукцию, что поможет точно определить общие затраты, приходящиеся на эти запасы. Затраты на реализованную продукцию, которые для вычисления прибыли за рассматриваемый период вычитаются из поступлений от реализации, можно получить, суммируя производственные издержки на продукцию, реализованную за отчетный период.
Но для управления затратами и для измерения показателей функционирования точное распределение затрат по видам продукции не обязательно, так как производство продуктов может состоять из нескольких различных операций, каждая из которых выполняется разными работниками. Чтобы преодолеть эту сложность, затраты и поступления должны отслеживаться до отдельных сотрудников, непосредственно отвечающих за конкретные расходы. Такая система известна как учет ответственности.
Учет ответственности строится на выделении в организационной структуре всех компаний индивидуальных зон ответственности или, как их чаще называют, центров ответственности. Под центром ответственности понимается отдельная структурная единица организации, за деятельность которой и ее результаты отвечает специально выделенный менеджер. Учет ответственности предназначен для измерения результатов каждого центра ответственности. Для этого данные по затратам и прибыли обобщаются для каждого отдельного центра ответственности, и при возникновении отклонений от заданных целевых показателей (как правило сметных) можно достаточно легко установить конкретного человека, который за это отвечает.
Для управления затратами и измерения показателей функционирования бухгалтер регулярно готовит для каждого центра ответственности отчет о показателях его функционирования. Эти отчеты составляются на основе затрат, включенных в базу данных и проанализированных относительно центров ответственности и категорий затрат. Фактические расходы для каждой составляющей затрат, перечисленные в отчете о показателях функционирования, должны сравниваться с показателями сметных издержек, благодаря чему затраты, не соответствующие плановым, могут быть выявлены и проанализированы.
Для принятия решений в первую очередь требуются не прошлые затраты, а будущие. Поэтому данные о расходах, получаемые из базы данных, в ходе анализа прогнозируемых изменений цен должны корректироваться. Мы уже отметили, что для оценивания того, какое воздействие на финансовое положение оказывают решения, связанные с расширением или сокращением бизнеса, важна классификация расходов по динамике затрат. Однако затраты не классифицируются в базе данных как релевантные или нерелевантные, потому что степень релевантности часто зависит от конкретных обстоятельств. Рассмотрим ситуацию, когда компания ведет переговоры о заключении контракта на продажу одного из своих продуктов с заказчиком из другой страны, не входящей в общую мировую рыночную систему. Если у компании имеется временный избыток мощности и если контракт предусматривает поставку только 100 ед. продукта в течение одного месяца, то затраты на труд основных работников останутся неизменными, независимо от того, будет ли данный контракт подписан или нет. Следовательно, в данном случае затраты на труд производственных работников являются нерелевантными. Предположим, что контракт заключается на поставку 100 ед. в месяц в течение трех лет и что у компании есть излишняя мощность. Для долгосрочных решений труд основных работников будет релевантной затратой, потому что, если контракт не будет заключен, рабочие будут переведены на другие места или вообще станут ненужными, и их уволят. Таким образом, заключение контракта приведет к дополнительным затратам на труд основных работников.
Приведенный пример подтверждает, что классификация затрат как релевантных или нерелевантных во многом зависит от конкретных обстоятельств. В одной ситуации затраты могут быть релевантными, в другой те же самые издержки ими не являются. Поэтому затраты могут быть классифицированы как релевантные или нерелевантные только тогда, когда будут выявлены все обстоятельства, имеющие отношение к рассматриваемому решению.
Если компания продает много товаров или услуг, ее рентабельность должна отслеживаться регулярно, чтобы потенциально неприбыльные товары могли своевременно выявляться и анализироваться более подробно в отношении определения целесообразности их выпуска в дальнейшем. Информация такого рода извлекается из базы данных по затратам, учитываемым по категориям расходов, с последующим подразделением на постоянные и переменные издержки. Более подробно анализ рентабельности по видам продукции и сегментам рынка будет рассмотрен в гл. 10. Следует обратить внимание и на то, что когда виды деятельности в организации состоят из серии одинаковых или повторяющихся операций, в базу данных затрат могут вноситься целевые или нормативные издержки, а не фактические затраты. Нормативные издержки — это издержки, установленные заранее; они являются целевыми показателями затрат, необходимых при эффективных условиях производства. Периодически их следует анализировать и уточнять. Если в базе данных учитываются нормативные издержки по видам продукции, то необходимости все время отслеживать затраты по конкретным продуктам нет, и поэтому можно сэкономить значительное время на обработку данных. Однако, чтобы осуществлять управление затратами и оценивать показатели функционирования, фактические издержки
должны отслеживаться вплоть до центров Резюме
Термин «затраты» имеет разные значения; в разных ситуациях используются разные типы затрат. Поэтому чтобы пояснить, какие затраты имеются в виду, к основному термину следует добавить уточняющее слово. Чтобы более точно показать, о каком понятии в каждом случае идет речь, создана широкая терминологическая база, в основе которой лежит общий термин — «затраты». В этой главе описаны следующие базовые термины по затратам, которые наиболее часто используются в литературе по управленческому учету:
